Wie schreibe ich bessere Anforderungen? Tipps vom Experten

Typische Schwächen von Anforderungen

Schaut man sich Anforderungsspezifikationen in der Praxis an, sieht man immer wieder die gleichen Probleme.

Eine der häufigsten Schwächen ist eine unverständliche Beschreibung. Anforderungen sind häufig so „sperrig“ formuliert, dass erst einmal herausgearbeitet werden muss, was die eigentliche Anforderung ist. Dies macht es insbesondere für Dritte schwer, eindeutig und korrekt zu verstehen, was genau gewünscht und benötigt wird.

Eng damit verbunden ist die Mehrdeutigkeit bzw. mangelnde Präzision von Anforderungen. Oftmals bleibt die Beschreibung (bewusst) schwammig. Konjunktive sowie Begriffe wie „wünschenswert“, „schnell“, „geeignet“ oder „flexibel“ lassen viel Interpretationsspielraum und führen zwangsläufig zu unterschiedlichen Erwartungen, da nicht eindeutig definiert ist, was mit diesen Begriffen genau gemeint ist. Dies führt einerseits zu ständigen Klärungsrunden oder zu selbstgetroffenen Fehlentscheidungen mit entsprechendem, spätem Korrekturbedarf.

Ein weiteres Problem sind falsche oder unnötige Anforderungen. Dazu gehören neben Aspekten, die faktisch von Stakeholdern so nicht gewünscht sind, insbesondere auch „Nice to have“-Anforderungen, die nicht auf die eigentlichen Ziele des zu entwickelnden Produktes einzahlen, und den Entwicklungsumfang nur unnötig aufblähen. Ebenso kritisch sind illegale oder nicht normkonforme Inhalte, die gegen geltende Standards oder gesetzliche Vorgaben verstoßen und einer späteren Produktzulassung im Wege stehen.

Häufig sind Anforderungen zudem in sich unvollständig. Das bedeutet, dass wesentliche Informationen, beispielsweise konkrete Bedingungen, oder die klassischen wer/wie/wo/was-Angaben fehlen, sodass Ingenieure hier selbst Annahmen treffen müssen, die oftmals an den tatsächlichen Bedarfen vorbeigehen.

Schließlich gibt es häufig Anforderungen, die zu einschränkend formuliert sind. Sie nehmen unnötig Designentscheidungen vorweg und schränken den Lösungsraum unnötig ein, was häufig in schwieriger Machbarkeit oder erheblichen Mehrkosten resultiert.

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Schwächen einer Gesamtmenge von Anforderungen

Neben einzelnen Anforderungen kann auch die Gesamtheit der Anforderungen Schwächen aufweisen.

Typisch sind eine unklare Strukturierung, die die Pflege und Weiterentwicklung von Anforderungen erschwert, sowie Duplikate und Widersprüche, die zu Unsicherheiten führen. Häufig ist die Menge zudem unvollständig (d.h., wichtige Anforderungen fehlen gänzlich), enthält fehlende oder falsche Verknüpfungen (wodurch Abhängigkeiten bei Änderungen nicht analysiert werden können) oder verwendet inkonsistente Begriffe und Beschreibungsformen, was es erschwert, ein konsistentes Gesamtbild zu erreichen.

Diese Aspekte sind entscheidend für die Gesamtqualität, werden im Folgenden jedoch bewusst nicht vertieft. Der Fokus dieses Artikels liegt auf den Eigenschaften guter Einzelanforderungen – denn hier liegt oft der größte Hebel.

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Eigenschaften guter Anforderungen und konkrete Best Practices

Die folgenden Eigenschaften adressieren direkt die zuvor beschriebenen Schwächen. Zu jeder Eigenschaft findest Du konkrete Schreibregeln, die sich in der Praxis bewährt haben.

Verständlichkeit von Anforderungen

Eine gute Anforderung muss auf Anhieb verständlich sein. Wenn mehrere Personen dieselbe Anforderung unterschiedlich interpretieren, ist die Anforderung nicht ausreichend klar formuliert. Verständlichkeit ist die Grundlage für alles Weitere – ohne sie entstehen automatisch Missverständnisse.

Best Practices:

• Verwende kurze, einfache und nicht verschachtelte Sätze. Je länger der Anforderungstext und je komplexer der Satzbau, desto wahrscheinlicher werden andere Personen die Anforderungen nicht oder falsch verstehen.
• Trenne immer den Anforderungstext von Zusatzinformationen wie Quelle, Begründung oder Verknüpfungen mit anderen Anforderungen. Ja, diese Informationen sind wichtig, aber sie haben in der Beschreibung einer Anforderung nichts zu suchen.
• Formuliere Anforderungen immer atomar, d.h., jede Anforderung beschreibt nur eine Eigenschaft oder Funktion. Vermeide es stets, mehrere gewünschte Aspekte in einer Anforderung zu beschreiben.
• Wenn (dennoch) viele Details zu einer Anforderung gehören, nutze Aufzählungen statt langer, komma-getrennter Sätze.
• Vermeide so weit wie möglich Abkürzungen und Fachbegriffe oder definiere sie eindeutig im Glossar.
• Achte konsequent auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung.

Präzision von Anforderungen

Präzise Anforderungen reduzieren den Interpretationsspielraum. Ziel ist es, dass jede Anforderung möglichst eindeutig verstanden wird und keine unterschiedlichen Auslegungen zulässt. Unklare Formulierungen führen dagegen fast immer zu Rückfragen oder Fehlentwicklungen.

Best Practices:

• Verwende stets aktive Formulierungen in den Anforderungen, aus denen immer hervorgeht, welches System (oder Teilsystem) was leisten soll, z.B. „Das System verarbeitet …“. Vermeide tunlichst Passivsätze („… wird verarbeitet“).
• Nutze in Anforderungen immer Worte wie „soll“ oder „muss“, um klarzumachen, dass es sich um Anforderungen und nicht um Ist-Stand-Beschreibungen handelt. Vermeide insbesondere Formulierungen im Präsens („Das System verarbeitet…“) oder Futur („Das System wird … verarbeiten“) sowie Konjunktive wie „sollte“, „könnte“, „müsste“.
• Vermeide schwache Begriffe wie „möglichst“, „geeignet“, „analog“, „ähnlich“, etc. mit denen keiner was anfangen kann.
• Vermeide Relativsätze und unnötige Nebensätze. Nenne vor allem die Subjekte und Objekte („das System“, „die Daten“ etc.) immer explizit und sprich nicht von „es“, „diese“ etc.
• Ersetze ungenaue Adjektive wie „schnell“, „sicher“, „zuverlässig“, „einfach“ etc. durch messbare Angaben (z. B. Zeiten, Mengen, Grenzwerte).
• Verwende präzise Substantive statt allgemeiner Begriffe, also nicht „die Dokumente“, sondern welche Dokumente genau.

Korrektheit von Anforderungen

Eine Anforderung ist nur dann wertvoll, wenn sie inhaltlich korrekt ist. Das bedeutet nicht nur fachlich richtig, sondern auch abgestimmt, notwendig und konform zu übergeordneten Vorgaben. Fehlerhafte Anforderungen führen direkt zu falschen Ergebnissen in der Umsetzung.

Best Practices:

• Dokumentiere nur Anforderungen, die abgestimmt und freigegeben sind. Falls dies noch aussteht, mache es mit einer entsprechenden Markierung klar (Erinnerung: Dieser Hinweis gehört selbst nicht in die Beschreibung).
• Stelle sicher, dass jede Anforderung auf ein Stakeholder-Ziel zurückführbar ist (Erinnerung: Die Verknüpfung gehört selbst nicht in die Beschreibung).
• Prüfe die Einhaltung von Gesetzen, Normen und regulatorischen Anforderungen.
• Beziehe fachliche Experten in die Validierung ein.
• Halte Anforderungen aktuell und überprüfe sie regelmäßig auf Gültigkeit.

Vollständigkeit von Anforderungen (in sich)

Jede einzelne Anforderung muss in sich vollständig sein. Sie darf keine offenen Fragen lassen, die durch Annahmen geschlossen werden müssen. Vollständigkeit bedeutet dabei Klarheit über alle notwendigen Aspekte.

Best Practices:

• Vermeide Nominalisierungen und nutze klare Verbformulierungen. Beispiel: Statt zu sagen, dass das System einen Export anbieten soll, schreibe, dass das System X von A nach B im Format C exportieren soll.
• Stelle sicher, dass Anforderungen immer vollständig spezifiziert sind (wer, was, wann, unter welchen Bedingungen, …).
• Berücksichtige alle relevanten Fälle, einschließlich Ausnahmen und Randbedingungen (Hinweis: In der Regel ist jeder Fall eine eigene Anforderung oder eine Sub-Anforderung).

Nicht-Einschränkung von Anforderungen

Anforderungen sollten den Lösungsraum nicht unnötig einschränken. Sie beschreiben, was erreicht werden soll – nicht, wie es umgesetzt wird. Eine zu frühe Festlegung auf konkrete Lösungen kann zu suboptimalen Ergebnissen führen.

Best Practices:

• Vermeide konkrete technische Vorgaben (z. B. Programmiersprache oder Materialvorgaben), sofern sie nicht zwingend notwendig sind.
• Beschreibe Anforderungen aus einer Blackbox-Perspektive, d.h., gehe davon aus, dass du nicht weißt, wie das Produkt, das du beschreibst, intern aufgebaut ist, und dass Du nur die nach außen erlebbaren Eigenschaften beschreiben kannst.
• Formuliere keine Aufgaben für Entwickler oder Lieferanten innerhalb der Anforderung. Solche To-dos kann man an gesonderter Stelle separat erfassen.

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Fazit

Viele Probleme im Anforderungsmanagement lassen sich auf wiederkehrende Schwächen zurückführen: unklare Formulierungen, mangelnde Präzision, unvollständige Inhalte oder unnötige Einschränkungen.

Die fünf vorgestellten Eigenschaften – Verständlichkeit, Präzision, Korrektheit, Vollständigkeit und Nicht-Einschränkung – bilden eine solide Grundlage, um diese Schwächen systematisch zu vermeiden.

Natürlich existieren in der Literatur weitere Qualitätskriterien und Methoden. Die hier gezeigten Best Practices basieren jedoch auf langjähriger Projekterfahrung und stehen nicht im Widerspruch zu etablierten Standards.

Wenn Du diese Prinzipien konsequent anwendest, wirst Du schnell merken: Anforderungen werden klarer, Abstimmungen effizienter und die Umsetzung deutlich robuster.