reqSuite® rm vs. Excel: Wann reicht Excel für Anforderungen aus?

Kurzüberblick: Excel und reqSuite® rm im Vergleich

Microsoft Excel ist eine Tabellenkalkulation. Sie wurde ursprünglich nicht für Anforderungsmanagement entwickelt, wird in der Praxis aber häufig auch dafür verwendet. Gründe dafür sind die hohe Verbreitung, die einfache Bedienung und die große Flexibilität. Teams können eigene Spalten definieren, Anforderungen nummerieren, Statuswerte pflegen, Prioritäten vergeben und Auswertungen erstellen. Mit Microsoft 365 lassen sich Excel-Dateien zudem gemeinsam bearbeiten, über OneDrive oder SharePoint teilen und mit weiteren Microsoft-Diensten verbinden.

reqSuite® rm ist ein spezialisiertes Tool für Anforderungsmanagement. Es wurde dafür entwickelt, Anforderungen strukturiert zu erfassen, zu pflegen, zu verknüpfen und über den gesamten Lebenszyklus hinweg nachvollziehbar zu machen. Im Vordergrund stehen nicht Tabellen, sondern ein angepasstes Anforderungsmodell, klare Beziehungen, Versionierung, Wiederverwendung, Qualitätsprüfungen, Reviews, Auswirkungsanalysen und automatisierte Dokumentation.

Der zentrale Unterschied liegt also nicht darin, dass Excel „einfach“ und reqSuite® rm „kompliziert“ wäre. Der Unterschied liegt im Zweck: Excel ist ein universelles Werkzeug für tabellarische Daten.
‍reqSuite® rm ist ein spezialisiertes Werkzeug für Anforderungen.

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Gemeinsamkeiten: Was Excel und reqSuite® leisten können

Auf den ersten Blick wirken Excel und reqSuite® rm in manchen Punkten ähnlich. In beiden Werkzeugen können Anforderungen erfasst, sortiert, gefiltert und mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Auch Statuswerte, Verantwortlichkeiten, Prioritäten oder Kategorien lassen sich in beiden Fällen abbilden.

Typische Gemeinsamkeiten sind:

Diese Gemeinsamkeiten erklären, warum Excel häufig als Einstiegslösung verwendet wird. Wer Anforderungen nur sammeln, sortieren und grob priorisieren möchte, kann mit Excel zunächst arbeiten. Besonders in frühen Projektphasen oder bei kleinen Vorhaben ist das oft ausreichend.

Die Unterschiede zeigen sich jedoch, sobald Anforderungen nicht mehr nur als Liste betrachtet werden, sondern als Grundlage für Entwicklung, Abstimmung, Nachverfolgung und Qualitätssicherung.

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Der wichtigste Unterschied: Liste oder Anforderungsmodell?

Excel denkt in Zeilen und Spalten. Jede Anforderung ist typischerweise eine Zeile. Zusätzliche Informationen stehen in Spalten. Das ist einfach und flexibel, aber nur begrenzt semantisch. Excel weiß nicht, ob eine Zeile eine Stakeholderanforderung, eine Systemanforderung, eine Modulanforderung, ein Testfall oder ein Risiko ist. Excel weiß auch nicht, welche Beziehungen fachlich zulässig oder notwendig sind. Diese Logik muss vom Team manuell gepflegt werden.

reqSuite® rm arbeitet dagegen mit einem projektspezifischen Anforderungsmodell. Darin wird festgelegt, welche Arten von Informationen es gibt, welche Attribute sie haben und wie sie miteinander verknüpft werden dürfen. Eine Stakeholderanforderung kann beispielsweise als Ausgangspunkt für Systemanforderungen dienen. Systemanforderungen können wiederum in Modulanforderungen verfeinert werden. Testfälle können mit Anforderungen verbunden werden, um die spätere Validierung zu unterstützen.

Das klingt zunächst formaler, hat aber einen entscheidenden Vorteil: Das Tool kennt die Struktur des Projekts. Dadurch werden Zusammenhänge nachvollziehbar, Abhängigkeiten sichtbar und Fehler leichter erkennbar.

Bei Excel hängt diese Struktur weitgehend an der Disziplin der Nutzer. In reqSuite® rm wird sie durch das System unterstützt.

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Vergleich von Excel und reqSuite® nach zentralen Kriterien:

Die Stärken von Excel im Anforderungsmanagement

Excel hat im Anforderungsmanagement durchaus berechtigte Einsatzbereiche. Es wäre falsch zu behaupten, Excel sei grundsätzlich ungeeignet. Für bestimmte Aufgaben ist Excel sogar sehr praktisch.

1. Schneller Start ohne Tool-Einführung

Excel ist in vielen Unternehmen bereits verfügbar. Es muss nicht beschafft, nicht eingeführt und kaum erklärt werden. Wenn ein Team kurzfristig Anforderungen sammeln möchte, ist Excel oft der schnellste Weg. Eine Tabelle mit Spalten für ID, Beschreibung, Priorität, Status und Verantwortlichen ist in wenigen Minuten erstellt.

Das ist besonders hilfreich, wenn noch unklar ist, ob ein Thema überhaupt weiterverfolgt wird oder wenn nur eine grobe Sammlung benötigt wird.

2. Hohe Freiheit bei der Struktur

In Excel kann jeder Nutzer Spalten ergänzen, Formeln einfügen, Filter setzen, Farben verwenden oder eigene Auswertungen erstellen. Diese Freiheit ist ein großer Vorteil, wenn die Anforderungen noch unscharf sind oder wenn Teams zunächst ausprobieren möchten, welche Informationen sie überhaupt benötigen.

Bei kleinen Teams mit klarer Kommunikation kann diese Flexibilität sehr effizient sein.

3. Gute Auswertungsmöglichkeiten

Excel ist stark bei Tabellen, Filtern, Pivot-Auswertungen, Berechnungen und Datenanalysen. Wer Anforderungen nach Priorität, Status, Quelle oder Verantwortlichkeit auswerten möchte, kann das in Excel oft schnell umsetzen. Auch Power Query und Datenimporte aus verschiedenen Quellen können hilfreich sein, wenn Anforderungen oder ergänzende Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammengeführt werden sollen.

4. Niedrige Einstiegshürde für Beteiligte

Viele Fachbereiche, Entwickler, Projektleiter und Manager kennen Excel. Das reduziert die Hemmschwelle. Gerade Stakeholder, die nur gelegentlich Anforderungen sichten oder kommentieren, tun sich mit Excel oft leichter als mit spezialisierten Tools.

Diese Stärke sollte man nicht unterschätzen. Ein Tool, das fachlich perfekt ist, aber von den Beteiligten nicht genutzt wird, hilft wenig. Excel profitiert hier von seiner Bekanntheit.

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Die Grenzen von Excel im Anforderungsmanagement

Die Stärken von Excel werden jedoch schnell zu Schwächen, wenn Anforderungen nicht nur gesammelt, sondern professionell verwaltet werden sollen.

1. Fehlende semantische Beziehungen

In Excel lassen sich Beziehungen zwischen Anforderungen nur indirekt abbilden, etwa über ID-Spalten wie „abgeleitet aus“, „betrifft Komponente“ oder „verifiziert durch Testfall“. Das funktioniert, solange die Struktur klein und überschaubar bleibt. Sobald jedoch mehrere Anforderungsebenen, Produktstrukturen, Testfälle, Risiken oder Varianten hinzukommen, wird es unübersichtlich.

Ein typisches Problem: In einer Spalte steht eine Referenz auf eine andere ID, aber niemand prüft automatisch, ob diese ID noch existiert, ob sie fachlich korrekt ist oder ob durch eine Änderung weitere Anforderungen betroffen sind.

In reqSuite® rm sind Beziehungen nicht nur Text in einer Zelle, sondern echte Verknüpfungen zwischen Elementen. Dadurch lassen sich Abhängigkeiten auswerten, prüfen und für Auswirkungsanalysen nutzen.

2. Versionierung auf Datei- statt Anforderungsebene

Excel-Dateien können versioniert werden, insbesondere wenn sie in SharePoint oder OneDrive abgelegt sind. Das hilft, frühere Dateistände wiederherzustellen oder Änderungen an der Datei nachzuvollziehen. Für professionelles Anforderungsmanagement reicht das jedoch oft nicht aus.

Denn in der Praxis geht es selten nur darum, eine alte Datei wiederzufinden. Entscheidend ist vielmehr: Welche Anforderung wurde geändert? Was genau wurde geändert? Wer hat die Änderung vorgenommen? Warum wurde sie geändert? Welche abhängigen Anforderungen, Tests oder Dokumente sind betroffen?

Diese Fragen lassen sich in Excel nur mit zusätzlicher Disziplin, manuellen Änderungsprotokollen oder aufwendigen Workarounds beantworten. In reqSuite® rm ist die Historie einzelner Elemente ein zentraler Bestandteil des Systems.

3. Datenqualität hängt stark von Disziplin ab

Excel bietet Datenvalidierung, Dropdowns und geschützte Bereiche. Dennoch bleibt die Qualität der Daten stark von der Pflege durch die Nutzer abhängig. Spalten können unterschiedlich genutzt werden, Pflichtfelder werden umgangen, Begriffe werden uneinheitlich verwendet oder Anforderungen werden in Freitextfeldern vermischt.

reqSuite® rm arbeitet mit definierten Attributen, Eingabemasken, Pflichtfeldern und Projektvorlagen. Dadurch wird die Erfassung stärker geführt. Das reduziert nicht alle Fehler, aber viele typische Inkonsistenzen.

4. Schwierige Zusammenarbeit bei wachsender Komplexität

Excel unterstützt Zusammenarbeit, insbesondere über Microsoft 365. Mehrere Personen können gemeinsam an einer Datei arbeiten. Für einfache Tabellen ist das sehr hilfreich. Bei umfangreichen Anforderungsbeständen entstehen jedoch neue Herausforderungen.

Wenn viele Personen gleichzeitig Anforderungen bearbeiten, kommentieren, ändern, kopieren oder verschieben, steigt das Risiko von Inkonsistenzen. Rollen, Verantwortlichkeiten, Freigaben und Reviewprozesse lassen sich zwar organisatorisch definieren, aber nur begrenzt durch Excel selbst steuern.

reqSuite® rm ist dagegen auf projektbezogene Zusammenarbeit ausgelegt. Rollen, Rechte, Aufgaben, Reviews und strukturierte Abstimmungen können näher am Anforderungsbestand stattfinden. Das macht besonders dann einen Unterschied, wenn nicht nur ein kleines Kernteam, sondern mehrere Abteilungen, Standorte oder externe Partner beteiligt sind.

5. Traceability wird schnell unübersichtlich

Traceability ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen von Excel auf ein Anforderungsmanagement-Tool wechseln. Solange eine Anforderung nur eine einzelne Zeile ist, wirkt die Verwaltung einfach. Aber Entwicklungsprojekte bestehen selten aus isolierten Anforderungen.

Eine Stakeholderanforderung führt zu mehreren Systemanforderungen. Diese werden auf Module oder Komponenten heruntergebrochen. Daraus entstehen Tests, Risiken, Entscheidungen, Änderungsanträge oder Dokumentationspflichten. Gleichzeitig ändern sich Anforderungen über die Zeit.

In Excel kann man solche Zusammenhänge theoretisch darstellen. Praktisch entstehen aber schnell mehrere Tabellenblätter, ID-Spalten, Querverweise und manuelle Prüfregeln. Je größer das Projekt wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.

In reqSuite® rm sind solche Beziehungen Teil des Datenmodells. Dadurch lassen sich Lücken erkennen, Abhängigkeiten verfolgen und Auswirkungen von Änderungen systematisch analysieren.

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Wann Excel für Anforderungen ausreicht

Excel kann ausreichen, wenn das Anforderungsmanagement klein, einfach und wenig reguliert ist. Das ist zum Beispiel häufig der Fall, wenn ein Team nur wenige Anforderungen sammelt, die Anforderungen nicht über mehrere Ebenen verfeinert werden und keine formale Nachverfolgbarkeit notwendig ist.

Excel ist auch dann sinnvoll, wenn Anforderungen nur vorbereitend gesammelt werden, bevor sie später in ein anderes System überführt werden. Ebenso kann Excel für Workshops, erste Ideensammlungen oder einfache Priorisierungen hilfreich sein.

Typische Situationen, in denen Excel ausreichend sein kann:

Die Grenze ist jedoch oft früher erreicht, als viele Teams zunächst glauben. Sobald Anforderungen zur verbindlichen Grundlage für Entwicklung, Einkauf, Test, Freigabe oder Compliance werden, steigen die Anforderungen an das Werkzeug deutlich.

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Wann reqSuite® rm die bessere Wahl ist

reqSuite® rm ist besonders dann sinnvoll, wenn Anforderungen nicht nur dokumentiert, sondern aktiv gemanagt werden sollen. Das betrifft vor allem Projekte, in denen Anforderungen über mehrere Ebenen hinweg strukturiert, mit Produktbestandteilen verknüpft, versioniert, geprüft und wiederverwendet werden müssen.

Typische Situationen, in denen reqSuite® rm besser geeignet ist:

Besonders relevant wird reqSuite® rm ab dem Punkt, an dem Excel nicht mehr nur als Hilfsmittel genutzt wird, sondern zum zentralen Speicherort für kritisches Projektwissen wird. Denn dann wird aus einer Tabelle schnell ein Risiko: Die Datei enthält wichtige Informationen, aber die Struktur, Nachverfolgbarkeit und Qualitätssicherung sind nur begrenzt abgesichert.

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Typische Szenarien aus der Praxis

Szenario 1: Ein kleines Team sammelt Anforderungen für ein internes Tool

Ein Fachbereich möchte ein internes Tool verbessern und sammelt dafür 50 Anforderungen. Die Anforderungen werden priorisiert, mit Kommentaren versehen und anschließend an die IT übergeben.

In diesem Szenario kann Excel ausreichend sein. Der Umfang ist klein, die Beteiligten sind überschaubar und die Anforderungen müssen vermutlich nicht über mehrere Ebenen hinweg nachverfolgt werden. Wichtig ist lediglich, dass die Tabelle sauber aufgebaut ist und die Verantwortlichkeiten klar sind.

Szenario 2: Ein Produktentwicklungsteam arbeitet mit mehreren hundert Anforderungen

Ein Entwicklungsteam verwaltet Anforderungen an ein technisches Produkt. Es gibt Systemanforderungen, Modulanforderungen, Komponentenanforderungen und Testfälle. Änderungen an einer Anforderung können Auswirkungen auf mehrere Produktbereiche haben.

Hier wird Excel schnell riskant. Die Anzahl der Beziehungen steigt, Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben und die Konsistenz zwischen Anforderungen, Produktstruktur und Tests ist entscheidend. reqSuite® rm ist in einem solchen Szenario deutlich besser geeignet.

Szenario 3: Anforderungen werden regelmäßig aus Kundenprojekten wiederverwendet

Ein Unternehmen entwickelt ähnliche Produkte oder Systeme für verschiedene Kunden. Viele Anforderungen ähneln sich, müssen aber projektspezifisch angepasst werden.

In Excel führt Wiederverwendung oft zu Copy-and-Paste. Dadurch entstehen Dubletten, veraltete Textvarianten und unklare Unterschiede zwischen Projekten. reqSuite® rm kann Wiederverwendung strukturierter unterstützen, indem Anforderungen gezielt übernommen, verglichen und weiterentwickelt werden.

Szenario 4: Anforderungen müssen regelmäßig als Dokument exportiert werden

Viele Unternehmen arbeiten intern strukturiert, müssen Anforderungen aber weiterhin als Word- oder Excel-Dokument an Kunden, Lieferanten oder Prüfer ausgeben. In Excel wird die Dokumenterstellung oft manuell erledigt. Tabellen werden kopiert, formatiert, ergänzt und später erneut angepasst.

reqSuite® rm kann hier helfen, weil Dokumente aus dem strukturierten Datenbestand erzeugt werden können. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand und die Gefahr, dass Dokumente nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen.

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Excel ist oft nicht das Problem, sondern das Symptom

Viele Unternehmen sagen: „Unser Problem ist Excel“. Streng genommen stimmt das aber nicht. Excel ist selten die eigentliche Ursache. Das eigentliche Problem ist meist, dass Anforderungen ohne klare Struktur, ohne definierte Verantwortlichkeiten und ohne ausreichende Nachverfolgbarkeit verwaltet werden.

Excel macht diese Probleme nur sichtbar.

Wenn Anforderungen unklar formuliert sind, hilft kein Tool automatisch. Wenn Rollen nicht geklärt sind, löst auch ein spezialisiertes Tool nicht alle Probleme. Wenn niemand weiß, welche Informationen für eine gute Anforderung notwendig sind, bleibt auch die beste Software nur begrenzt wirksam.

Der Unterschied ist jedoch: Ein spezialisiertes Tool wie reqSuite® rm kann gute Arbeitsweisen systematisch unterstützen. Es kann Struktur vorgeben, Zusammenhänge sichtbar machen, Prüfungen erleichtern und wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Excel lässt dagegen sehr viel Freiheit. Diese Freiheit ist am Anfang angenehm, wird aber bei wachsender Komplexität häufig zur Belastung.

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Warum Unternehmen trotzdem lange bei Excel bleiben

Viele Teams wissen, dass Excel nicht ideal ist. Trotzdem bleiben sie dabei. Dafür gibt es nachvollziehbare Gründe.

Erstens ist Excel bereits da. Es entstehen scheinbar keine zusätzlichen Kosten, keine Beschaffung, keine IT-Freigabe und keine Schulung. Zweitens wirkt Excel unkompliziert. Eine neue Spalte ist schneller ergänzt als ein neues Datenmodell abgestimmt. Drittens vermeiden Unternehmen mit Excel zunächst Veränderung. Niemand muss einen neuen Prozess einführen oder bestehende Arbeitsweisen hinterfragen.

Diese Vorteile sind kurzfristig real. Langfristig können sie jedoch teuer werden. Denn die Kosten entstehen nicht durch die Excel-Lizenz, sondern durch manuelle Abstimmung, Suchaufwand, inkonsistente Daten, fehlerhafte Kopien, späte Änderungen und fehlende Transparenz.

Der entscheidende Punkt ist daher nicht: „Was kostet das Tool?“, die bessere Frage lautet: „Was kostet es, wenn Anforderungen weiterhin unstrukturiert verwaltet werden?“.

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Fazit: Excel ist ein guter Start, aber selten eine dauerhafte RM-Lösung

Excel ist ein starkes Werkzeug. Sobald Anforderungen jedoch zur verbindlichen Grundlage für Entwicklung, Test, Beschaffung, Dokumentation oder Compliance werden, reicht Excel oft nicht mehr aus. Dann werden Nachverfolgbarkeit, Versionierung, strukturierte Beziehungen, Änderungsmanagement, Reviews, Wiederverwendung und Qualitätssicherung entscheidend.

reqSuite® rm ist für genau diese Aufgaben entwickelt. Es ersetzt Excel nicht, weil Excel schlecht wäre. Es ersetzt Excel dort, wo Anforderungen professionell gemanagt werden müssen.

Wer heute noch mit Excel arbeitet, muss jedoch nicht alles sofort ändern. Aber er sollte ehrlich prüfen, ob Excel noch ein hilfreiches Werkzeug ist oder bereits zum Engpass geworden ist. Genau diese Prüfung ist oft der erste Schritt zu besserem Anforderungsmanagement.

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Sie möchten herausfinden, ob Excel für Ihr Anforderungsmanagement noch ausreicht?

Dann lohnt sich ein Blick auf Ihre konkrete Situation: Wie viele Anforderungen verwalten Sie? Wie häufig ändern sie sich? Wie viele Personen arbeiten daran? Müssen Anforderungen mit Tests, Risiken, Produktstrukturen oder Dokumenten verknüpft werden? Und wie viel Aufwand entsteht heute durch Suchen, Abstimmen, Kopieren und Nacharbeiten?

In einer Live-Demo von reqSuite® rm zeigen wir Ihnen, wie strukturiertes Anforderungsmanagement in der Praxis aussehen kann und wann sich der Umstieg von Excel auf ein spezialisiertes RM-Tool lohnt.