reqSuite® rm vs. Excel im Anforderungsmanagement

reqSuite® rm vs. Excel: Welches Tool eignet sich besser für Anforderungsmanagement?

Auf den ersten Blick gibt es durchaus Gemeinsamkeiten.

Sowohl mit Excel als auch mit reqSuite® rm können Anforderungen erfasst, gesucht, sortiert und gefiltert werden. In beiden Werkzeugen lassen sich zusätzliche Informationen wie Status, Verantwortlichkeit, Priorität oder Kategorie pflegen.

Auch die Zusammenarbeit mehrerer Personen ist grundsätzlich möglich. Excel bietet dafür insbesondere in Verbindung mit Microsoft 365, OneDrive und SharePoint entsprechende Möglichkeiten. reqSuite® rm unterstützt die Zusammenarbeit projekt- und rollenbasiert.

Der wesentliche Unterschied zeigt sich deshalb nicht beim einfachen Erfassen einer Anforderung, sondern bei allem, was anschließend mit dieser Anforderung geschieht.

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reqSuite® rm vs. Excel: Liste oder Anforderungsmodell?

Excel denkt primär in Zeilen und Spalten. Jede Anforderung wird typischerweise als Tabellenzeile erfasst, während zusätzliche Informationen in Spalten stehen. Das ist einfach und flexibel, aber nur begrenzt semantisch.

Excel weiß nicht, ob eine Zeile eine Stakeholderanforderung, Systemanforderung, Modulanforderung, einen Testfall oder ein Risiko darstellt. Ebenso wenig kennt Excel die fachlich zulässigen oder notwendigen Beziehungen zwischen diesen Informationen. Diese Logik muss das Team selbst definieren und konsequent pflegen.

reqSuite® rm arbeitet dagegen mit einem projektspezifischen Anforderungsmodell. Darin lässt sich festlegen, welche Arten von Informationen existieren, welche Attribute diese besitzen und wie sie miteinander verbunden werden können.

Eine Stakeholderanforderung kann beispielsweise Ausgangspunkt für Systemanforderungen sein. Systemanforderungen können wiederum in Modulanforderungen verfeinert und mit Testfällen verbunden werden.

Das Tool kennt damit die Struktur des Projekts. Zusammenhänge werden nachvollziehbar, Abhängigkeiten sichtbar und Fehler leichter erkennbar. Bei Excel hängt diese Struktur weitgehend an der Disziplin der Nutzer. In reqSuite® rm wird sie durch das System unterstützt.

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reqSuite® rm vs. Excel bei der Einführung

Ein klarer Vorteil von Excel ist der schnelle Einstieg.

Excel ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden und den Nutzern bekannt. Eine Tabelle kann ohne größere Vorbereitung angelegt und unmittelbar verwendet werden.

reqSuite® rm muss dagegen zunächst für den konkreten Anwendungsfall eingerichtet werden. Dazu gehören eine passende Projektvorlage und ein entsprechendes Onboarding.

Dieser zusätzliche Aufwand hat einen Grund: Die benötigte Struktur soll nicht erst während der täglichen Arbeit spontan entstehen, sondern systematisch im Werkzeug abgebildet werden.

Excel ermöglicht damit einen schnelleren Start. reqSuite® rm investiert mehr Aufwand in eine strukturierte Grundlage für das spätere Anforderungsmanagement.

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reqSuite® rm vs. Excel bei der Flexibilität

Excel bietet sehr große Freiheit.

Neue Spalten, Tabellenblätter, Formeln oder eigene Konventionen können jederzeit ergänzt werden. Gerade in frühen Projektphasen kann diese Flexibilität hilfreich sein.

Die Freiheit ist allerdings kaum kontrolliert. Unterschiedliche Teams oder Nutzer können Tabellen unterschiedlich aufbauen und dieselben Informationen unterschiedlich dokumentieren.

reqSuite® rm ist ebenfalls flexibel, bildet die gewünschte Struktur jedoch über definierte Projektvorlagen, Anforderungsarten, Attribute und Beziehungen ab.

Der Unterschied lässt sich deshalb so zusammenfassen: Excel bietet freie Flexibilität. reqSuite® rm bietet strukturierte Flexibilität.

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reqSuite® rm vs. Excel bei Traceability und Beziehungen

Traceability ist einer der Bereiche, in denen sich Excel und reqSuite® rm besonders deutlich unterscheiden.

In Excel können Beziehungen beispielsweise über IDs oder zusätzliche Spalten dargestellt werden. Eine Anforderung kann etwa auf eine übergeordnete Anforderung oder einen Testfall verweisen.

Bei wenigen Beziehungen kann das funktionieren.

Mit zunehmender Komplexität entstehen jedoch schnell zahlreiche Tabellen, ID-Spalten und Querverweise. Das Team muss selbst sicherstellen, dass Referenzen existieren und weiterhin korrekt sind.

In reqSuite® rm sind Beziehungen echte Verknüpfungen zwischen Elementen und Bestandteil des Datenmodells.

Dadurch können beispielsweise Verfeinerungen von Stakeholder- über System- bis zu Modulanforderungen nachvollzogen oder Anforderungen mit Tests und anderen relevanten Informationen verbunden werden.

Lücken und Abhängigkeiten lassen sich dadurch systematischer erkennen und analysieren.

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reqSuite® rm vs. Excel bei Versionierung und Änderungen

Excel-Dateien können insbesondere über SharePoint oder OneDrive versioniert werden. Frühere Dateistände lassen sich damit wiederherstellen.

Im professionellen Anforderungsmanagement reicht die Frage „Wie sah unsere Datei letzte Woche aus?“ jedoch häufig nicht aus.

Vielmehr muss nachvollziehbar sein, welche konkrete Anforderung verändert wurde, was geändert wurde und welche abhängigen Informationen davon betroffen sind.

In Excel sind dafür zusätzliche Prozesse, Änderungsprotokolle oder andere Workarounds notwendig.

reqSuite® rm versioniert dagegen einzelne Elemente. Die Historie einer Anforderung ist damit Bestandteil des Systems.

Das ist insbesondere bei häufigen Änderungen relevant, weil Änderungen nicht isoliert betrachtet werden können. Wird eine Anforderung verändert, können beispielsweise untergeordnete Anforderungen, Tests oder andere verknüpfte Informationen betroffen sein.

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reqSuite® rm vs. Excel bei der Datenqualität

In Excel lassen sich Dropdowns, Datenvalidierungen und geschützte Bereiche verwenden. Trotzdem hängt die Konsistenz eines Anforderungsbestands stark davon ab, wie konsequent die Nutzer die vereinbarte Struktur einhalten.

reqSuite® rm unterstützt die Erfassung über definierte Attribute, Eingabemasken, Pflichtfelder und Projektvorlagen.

Dadurch verschwinden Fehler nicht automatisch. Das System kann jedoch dabei helfen, einheitliche Arbeitsweisen konsequenter umzusetzen.

Zusätzlich bietet reqSuite® rm spezifische Assistenzfunktionen für Anforderungen, beispielsweise für Qualität, Wiederverwendung und Ableitung. Allgemeine KI-Funktionen innerhalb der Microsoft-365-Welt können auch bei Excel unterstützen, verfolgen aber einen anderen, nicht speziell auf Requirements Management ausgerichteten Ansatz.

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reqSuite® rm vs. Excel bei Zusammenarbeit, Reviews und Freigaben

Mit Microsoft 365 können mehrere Personen gleichzeitig an einer Excel-Datei arbeiten. Für kleine Teams und einfache Listen ist das eine leistungsfähige Möglichkeit der Zusammenarbeit.

Mit wachsendem Anforderungsbestand geht es allerdings nicht mehr nur um den gemeinsamen Zugriff.

Es entstehen Rollen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Reviews und Freigaben. Mehrere Abteilungen, Standorte oder externe Partner können beteiligt sein.

Solche Prozesse lassen sich rund um Excel organisatorisch etablieren, werden durch Excel selbst aber nur begrenzt gesteuert.

reqSuite® rm ist dagegen auf projektbezogene Zusammenarbeit im Anforderungsmanagement ausgelegt. Rollen, Rechte, Aufgaben, Reviews und strukturierte Abstimmungen können näher am eigentlichen Anforderungsbestand stattfinden.

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reqSuite® rm vs. Excel bei der Wiederverwendung

Excel ermöglicht Wiederverwendung vor allem durch Kopieren.

Eine bestehende Anforderung oder Tabelle kann kopiert und für ein neues Projekt angepasst werden.

Bei ähnlichen Produkten oder wiederkehrenden Kundenprojekten entstehen dadurch jedoch schnell Dubletten. Anforderungen entwickeln sich anschließend unabhängig voneinander weiter und Unterschiede zwischen den Varianten werden schwer nachvollziehbar.

reqSuite® rm unterstützt die gezielte Wiederverwendung von Anforderungen und Strukturen.

Anforderungen können damit systematischer übernommen, verglichen und weiterentwickelt werden, statt lediglich Inhalte per Copy-and-Paste zu vervielfältigen.

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reqSuite® rm vs. Excel bei Dokumentation und Exporten

Excel selbst ist bereits ein verbreitetes Austauschformat. Für umfangreichere Anforderungsdokumente entsteht jedoch häufig zusätzlicher manueller Aufwand.

Tabellen werden kopiert, formatiert und beispielsweise für Kunden, Lieferanten oder Prüfer aufbereitet. Ändern sich die zugrunde liegenden Anforderungen, muss anschließend sichergestellt werden, dass auch die entsprechenden Dokumente aktualisiert werden.

reqSuite® rm kann Dokumente aus dem strukturierten Datenbestand heraus erzeugen und Exporte entsprechend konfigurieren.

Dadurch lassen sich regelmäßig benötigte Dokumente standardisierter erstellen und der manuelle Aufwand reduzieren.

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Wann ist Excel gegenüber reqSuite® rm ausreichend?

Nicht jedes Projekt benötigt ein spezialisiertes RM-Tool.

Excel kann vollkommen ausreichend sein, wenn nur wenige Anforderungen verwaltet werden, ein kleines Team beteiligt ist und keine komplexen Beziehungen oder formalen Nachweise notwendig sind.

Auch wenn Anforderungen lediglich als grobe Sammlung dienen oder ein einmaliges, wenig komplexes Projekt bearbeitet wird, kann Excel die pragmatischere Lösung sein.

Ein Beispiel wäre ein kleines Team, das 50 Anforderungen für ein internes Tool sammelt, priorisiert und anschließend an die IT übergibt.

Hier wäre die Einführung eines spezialisierten RM-Tools nicht zwangsläufig notwendig.

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Wann ist reqSuite® rm gegenüber Excel besser geeignet?

Anders sieht es aus, wenn Anforderungen nicht mehr nur dokumentiert, sondern aktiv gemanagt werden müssen.

reqSuite® rm bietet insbesondere Vorteile, wenn viele Anforderungen vorhanden sind, mehrere Anforderungsebenen miteinander verknüpft werden oder mehrere Teams und Abteilungen beteiligt sind.

Auch häufige Änderungen sprechen für ein spezialisiertes System, da Auswirkungen besser nachvollzogen werden können.

Weitere typische Einsatzfälle sind die systematische Wiederverwendung von Anforderungen, strukturierte Reviews und Freigaben, die Verknüpfung von Anforderungen mit Tests, Risiken oder Produktstrukturen sowie die regelmäßige Erstellung von Anforderungsdokumenten.

Besonders deutlich wird der Unterschied bei einem technischen Entwicklungsprojekt mit mehreren hundert Anforderungen.

Existieren Stakeholder-, System-, Modul- und Komponentenanforderungen sowie Testfälle und können Änderungen Auswirkungen auf verschiedene Produktbereiche haben, wird die Verwaltung über Excel zunehmend schwierig.

Ein spezialisiertes Anforderungsmanagement-Tool wie reqSuite® rm ist für genau solche Strukturen ausgelegt.

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Warum Unternehmen trotzdem lange bei Excel bleiben

Ein Wechsel von Excel zu reqSuite® rm bedeutet zunächst zusätzlichen Aufwand.

Excel ist bereits vorhanden. Es entstehen scheinbar keine zusätzlichen Lizenzkosten, keine Beschaffung und keine Tool-Einführung. Außerdem sind die bestehenden Arbeitsweisen bekannt.

Diese Vorteile sind real.

Die tatsächlichen Kosten von Excel im Anforderungsmanagement entstehen allerdings nicht unbedingt durch die Software selbst. Relevant sind vielmehr der Aufwand für manuelle Abstimmung, Suchen, Kopieren, Nacharbeiten und die Behebung inkonsistenter Daten.

Auch Fehler aufgrund fehlender Transparenz oder spät erkannter Änderungen können Aufwand verursachen.

Bei der Entscheidung zwischen Excel und reqSuite® rm sollte deshalb nicht ausschließlich gefragt werden:

„Was kostet reqSuite® rm?“

Ebenso wichtig ist:

„Was kostet uns unser heutiges Anforderungsmanagement mit Excel?“