Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen

Anforderungen sind nicht gleich Anforderungen

In Entwicklungs- oder Ausschreibungsprojekten bildet Anforderungsmanagement die Grundlage für nahezu jede Entscheidung, die sowohl die Auswahl eines geeigneten Systems als auch dessen spätere Umsetzung betrifft. Doch nicht jede Anforderung ist gleich: Während einige beschreiben, was ein System leisten soll, legen andere fest, wie gut es dies tun muss.

Bevor wir über unterschiedliche Arten von Anforderungen sprechen, sollte zunächst geklärt werden, was eine Anforderung überhaupt ist. Eine Anforderung beschreibt ein erwartetes Verhalten, eine Eigenschaft oder eine Bedingung, die ein System, Produkt oder Prozess erfüllen muss, um die Bedürfnisse von Nutzenden, Organisationen oder regulatorischen Vorgaben zu erfüllen. Anforderungen entstehen aus konkreten Arbeitsabläufen oder aus übergeordneten Qualitätszielen wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit oder Leistungsfähigkeit.

Die Einteilung in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen ist zwar verbreitet, wird in der Praxis jedoch häufig unscharf angewendet. Viel wichtiger als eine formale Zuordnung ist das Bewusstsein, dass Anforderungen sowohl das Was einer Lösung beschreiben als auch das Wie gut. Diese Betrachtung hilft, Erwartungen vollständig zu erfassen, gezielt zu hinterfragen und so eine belastbare Grundlage für die Umsetzung zu schaffen.

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Funktionale Anforderungen: Was soll das System tun?

Funktionale Anforderungen beschreiben die konkreten Leistungen, die ein System erbringen soll. Sie beantworten die Frage: Was soll das System in welcher Situation für wen tun und mit welchem Ziel? Typischerweise basieren sie auf den Arbeitsprozessen der zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer.

Beispiele für präzise formulierte funktionale Anforderungen:

• „Das System soll registrierten Benutzerinnen und Benutzern ermöglichen, über ein Webformular PDF-Anträge hochzuladen.“
• „Nach dem erfolgreichen Absenden eines Antragsformulars soll das System der absendenden Person eine Bestätigungs-E-Mail mit einer individuellen Vorgangsnummer zusenden.“
• „Sobald im ERP-System ein neuer Artikelstammsatz erstellt wird, soll dieser automatisch in die Lagerverwaltungssoftware übernommen und dort in der Bestandsliste angezeigt werden.“

Funktionale Anforderungen beschreiben klar beobachtbare Abläufe oder Systemreaktionen. Gut formulierte funktionale Anforderungen lassen stehen in der Regel in direkter Verbindung mit Use Cases, Prozessmodellen und auch Testfällen.

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Nicht-funktionale Anforderungen: Wie gut soll das System es tun?

Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben die qualitativen Eigenschaften eines Systems – also wie zuverlässig, sicher, schnell oder benutzbar es seine Funktionen bereitstellen soll. Während funktionale Anforderungen das Was definieren, beschreiben nicht-funktionale Anforderungen das Wie gut.

Beispiele für präzise formulierte nicht-funktionale Anforderungen:

• „Das System muss bei Suchanfragen mit einem Datenumfang von bis zu 10.000 Einträgen innerhalb von maximal einer Sekunde ein Ergebnis liefern.“
• „Alle gespeicherten Passwörter müssen mit dem SHA-256-Algorithmus verschlüsselt werden.“
• „Neue Benutzerinnen und Benutzer sollen ohne externe Hilfe oder Schulung nach maximal zehn Minuten selbstständig einen vollständigen Antrag erfassen können.“

Solche Anforderungen machen Qualität überprüfbar und bilden eine wesentliche Grundlage für Architektur- und Designentscheidungen, etwa zur Auswahl geeigneter Technologien, Sicherheitsmechanismen oder Bedienkonzepte.

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Warum Strukturieren bei der Erhebung so wichtig ist

Die strukturierte Betrachtung unterschiedlicher Anforderungstypen hilft bereits in der Erhebung, Anforderungen systematischer und vollständiger zu erfassen. Insbesondere qualitative Erwartungen werden im Projektalltag leicht übersehen oder nur vage formuliert. Eine klare Struktur, etwa entlang relevanter Qualitätsmerkmale wie Performance, Sicherheit oder Benutzbarkeit, hilft, mögliche Lücken zu identifizieren:

• Welche Anforderungen wurden bereits adressiert?
• Welche Aspekte fehlen noch?
• Wo bestehen Zielkonflikte?

Auch die Fachabteilungen profitieren: Statt der allgemeinen Frage „Was ist Ihnen wichtig?“ ermöglichen gezielte Impulse, beispielsweise zu Antwortzeiten, Benutzerfreundlichkeit oder Endgeräten, konkrete und überprüfbare Antworten. Dadurch entsteht früh ein gemeinsames Verständnis darüber, was die Lösung leisten soll und unter welchen Bedingungen.

Nicht-funktionale Anforderungen sinnvoll strukturieren

Da der Begriff „nicht-funktional“ in der Praxis häufig zu abstrakt ist, empfiehlt es sich, qualitative Anforderungen anhand eindeutiger Qualitätsmerkmale zu strukturieren:

• Performance: Antwortzeiten, Durchsatz, Verarbeitungsgeschwindigkeit
• Sicherheit: Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung, Angriffsschutz
• Benutzbarkeit: Verständlichkeit, Navigation, Fehlertoleranz
• Verfügbarkeit: Betriebszeit, Wiederanlaufzeiten
• Wartbarkeit: Dokumentation, Modularität, Logging
• Zuverlässigkeit: Fehlerraten, Systemstabilität
• Skalierbarkeit: Lastverteilung, Kapazitätserweiterung
• Portabilität: unterstützte Geräte, Betriebssysteme oder Browser

Diese Struktur macht qualitative Erwartungen greifbar und erlaubt eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie eine nachvollziehbare Priorisierung.

Wie Sie die Struktur konkret einführen

Ein praktikabler Einstieg kann wie folgt aussehen:

1. Bestehende Anforderungen analysieren:
   Funktionale Anforderungen (Was?) und qualitative Anforderungen (Wie gut?) klar markieren. Vermischte Anforderungen trennen.
2. Einheitliche Dokumentationsstruktur schaffen:
   Die Typisierung sollte unabhängig vom Medium (Word, Excel oder Tool) immer eindeutig erkennbar sein.
3. Beispiele und Vorlagen bereitstellen:
   Typische Formulierungen und Messkriterien helfen, die Qualität der Anforderungen zu verbessern.
4. Verantwortlichkeiten klären:
   Wer liefert funktionale Inhalte? Wer definiert Qualitätsmerkmale?
5. Frühzeitige Diskussionen etablieren:
   Qualitative Anforderungen dürfen nicht erst spät im Projekt auftauchen, denn sie beeinflussen Architektur, Technologieentscheidungen und Testplanung von Anfang an.

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Struktur bringt Qualität

Die saubere Unterscheidung zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen ist ein wirkungsvoller Hebel, um Missverständnisse zu vermeiden und die Qualität von Lösungen sicherzustellen. Entscheidend ist dabei, qualitative Anforderungen nicht nur als „nicht-funktional“ zu sammeln, sondern sie gezielt in konkrete Qualitätsmerkmale zu gliedern.

So entsteht aus einem vollständigen, überprüfbaren und belastbaren Anforderungsbild eine zuverlässige Grundlage für Architekturentscheidungen, Ausschreibungen, Testplanung und die spätere Wartbarkeit.

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