Warum Anforderungsmanagement nicht nur „zwei Leute“ betrifft und wie dieser Denkfehler Projekte gefährdet

Der Denkfehler: Anforderungsmanagement als isolierte Aufgabe Einzelner

Hinter der „zwei-bis-drei-Nutzer“-Anfrage steckt oft die Annahme, dass Anforderungsmanagement ein reines Dokumentationsthema ist – also etwas, das man an eine kleine Gruppe von Requirements Engineers oder Systemarchitekten „delegieren“ kann.

Was dabei übersehen wird: Anforderungen sind kein Selbstzweck. Sie entstehen nicht im luftleeren Raum, sondern basieren auf Rückmeldungen von Kundenbetreuern, Ideen aus dem Produktmanagement, Rahmenbedingungen aus dem Projektmanagement, konkreten Umsetzungsfragen der Entwicklung und Prüfkriterien der Qualitätssicherung.

Kurz gesagt: Anforderungen sind das Verbindungsstück zwischen allen Rollen in der Produktentwicklung. Wenn diese Schnittstelle nur von zwei Personen bedient wird – während alle anderen weiter in Excel, Word oder Meetings ihre eigenen Listen führen –, entsteht kein durchgängiges Anforderungsmanagement, sondern ein Bottleneck.

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Die Realität: Anforderungen gehen alle etwas an

Wer Anforderungen definiert, entscheidet darüber, was gebaut wird – und wie. Wer sie nicht kennt oder nur als PDF-Anhang bekommt, läuft Gefahr, falsche Annahmen zu treffen, doppelt zu arbeiten oder wichtige Aspekte zu übersehen.

Ein funktionierendes Anforderungsmanagement-System ist daher nicht nur ein Werkzeug für Requirements Engineers, sondern eine gemeinsame Informationsplattform für

• Produktmanager und Kundenbetreuer, die den Bedarf kennen,
• Analysten und Systemingenieure, die Anforderungen strukturieren und verfeinern,
• Entwickler, die auf konkrete, nachvollziehbare Inputs angewiesen sind,
• Tester, die prüfen, ob die Anforderungen umgesetzt wurden,
• Projektleiter, die Fortschritt und Risiken überwachen wollen.

Wird diese Breite ignoriert, verkommt das Tool zu einer „Datenhalde für Requirements“, die niemand außer zwei Personen liest oder nutzt – mit entsprechend geringem Nutzen und Akzeptanz.

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Die Lösung: Anforderungsmanagement als Organisationsaufgabe denken

Wer es ernst meint mit professionellem Anforderungsmanagement, sollte nicht fragen, wer Anforderungen „eingibt“, sondern wer damit arbeitet. Natürlich müssen nicht alle Nutzer jeden Tag aktiv Anforderungen erfassen. Aber sie sollten sie einsehen, kommentieren, nachvollziehen und in ihre tägliche Arbeit einbinden können. Das gelingt nur, wenn das Tool von Anfang an breit integriert wird – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch.

Ein smarter Einstieg kann dabei schrittweise erfolgen:

1. Zentrale Rollen zuerst onboarden (z. B. Requirements Engineers, Systemarchitekten)
2. Stakeholder-Rollen schrittweise einbinden (z. B. Entwickler, Tester, Produktmanager)
3. Zugriffsrechte gezielt steuern, sodass jede Rolle das sieht und tut, was sie braucht
4. Schnittstellen klar definieren – sowohl zwischen Rollen als auch zu anderen Tools

Dadurch entsteht eine lebendige, vernetzte Arbeitsweise, bei der alle Beteiligten mit und an Anforderungen arbeiten – nicht in isolierten Silos.

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Fazit: Zwei Nutzer reichen nicht

Anforderungsmanagement ist keine Einzelaktivität – es ist ein gemeinsamer Verständnisprozess über alle Fachbereiche hinweg.

Wenn du also wirklich willst, dass Anforderungen in deinem Unternehmen vollständig, nachvollziehbar und umsetzbar sind, dann brauchst du mehr als zwei Lizenzen. Du brauchst eine klare Vorstellung davon, wie Anforderungen im Alltag gelebt werden – und eine Software, die das unterstützt.

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